Uwielbiam planować i organizować. Wiem, że jeśli poświęcę chwilę na rozplanowanie moich zadań, większość z nich zostanie wykonana. Bezwzględnie musi to być papier – wyjątek robię jedynie dla Basecampa (używam go w mojej pracy wirtualnej asystentki) oraz notatek w telefonie (do szybkiego zapisania myśli lub pomysłu, kiedy nie mam przy sobie papierowego notesu). Najczęściej korzystam z gotowych planerów lub z zeszytu w kropki. Lubię także obserwować, jak inni organizują swój czas (podobnie jak przepadam za podglądaniem urządzonych wnętrz ;)). Jeśli jakieś rozwiązanie wygląda na fajne – staram się je przetestować u siebie i gdy się sprawdzi, wdrożyć u siebie na stałe.

Samo zakupienie kalendarza lub planera nie wpłynie jednak znacząco na Twoją organizację. To tylko narzędzie, które możesz wykorzystać do lepszej organizacji. Ono nie zrobi tego za Ciebie. Co możesz zatem zrobić, by wyciągnąć z niego jak najwięcej i by pozytywnie wpłynął na Twoją efektywność.

Jak używać planera, by jak najlepiej go wykorzystać?

Z pomocą tych prostych i szybkich strategii/pomysłów będzie Ci łatwiej nad nim zapanować:

Jeden planer

Jeśli tylko masz taką możliwość używaj tylko jednego planera. Kiedy do planowania swoich codziennych aktywności używasz telefonu, kalendarza Google i papierowego kalendarza (i tego nie pilnujesz i synchronizujesz), istnieje ryzyko nałożenia się zadań, przytłoczenia i dużego bałaganu. Mając wszystkie swoje plany, deadliny i listy TO DO w jednym miejscu, masz większą świadomość tego, co dzieje się w Twoim życiu.

Zaglądaj do planera

To ważne, by codziennie do niego zaglądać. Skąd masz wiedzieć, co cię czeka w danym dniu czy tygodniu (obowiązki, zadania), jeśli do niego nie zaglądasz. Zabieraj planer ze sobą i wyrób w sobie nawyk codziennego sprawdzania zadań do wykonania. Trzymaj go na wierzchu, by był widoczny. Łatwo o nim zapomnieć jeśli będzie leżał gdzieś w szufladzie lub na półce.

Mój planer leży cały czas na moim biurku, obok komputera – dzięki czemu mam możliwość zerknięcia, co jeszcze przede mną.

Zapisuj

Jeśli wiesz, ze coś się wydarzy lub chcesz, żeby się wydarzyło – zapisz to w planerze. To obejmuje zarówno przyjęcia urodzinowe, proszone kolacje, spotkania ze znajomymi, spotkania w pracy, projekty, wycieczki, wakacje – wszystko, co jest dla ciebie ważne, włączając w to czas na relaks. Dzięki temu nie zapomnisz o ważnych rzeczach i w ich miejsce nie zaplanujesz czegoś innego.

Wyznacz czas pracy z planerem – 1x w miesiącu, 1x w tygodniu, 1x dziennie

Znajdź czas, by na spokojnie zaplanować swoje działania na kolejny miesiąc, tydzień lub dzień.

Ja lubię kolejny tydzień planować w niedzielę, a kolejny dzień tuż przed zakończeniem pracy lub wieczorem dnia poprzedniego, by wiedzieć, co mnie czeka kolejnego dnia – tak by w danym dniu na spokojnie skoncentrować się na zadaniach, a nie na gaszeniu pożarów.

Na szczegółowe zaplanowanie kolejnego miesiąca poświęcam z reguły 1-2 godziny w ostatnim tygodniu miesiąca.

Bądź realistką

To, że miejsca w planerze jest całkiem sporo nie znaczy, że masz wykorzystać każdą jego linijkę – istnieje duże prawdopodobieństwo, że wszystkich zadań nie uda ci się zrealizować, a Ty poczujesz się jedynie przytłoczona czekającą listą zadań. Jeśli będziesz mieć wolną chwilę – lepiej dopisz sobie kolejne zadanie, niż frustruj się niekończącą się listą TO DO.

Odhacz wykonane zadanie

Zrobiłaś zadanie ze swojej listy – odhacz je lub wykreśl. To da Ci poczucie zadowolenia z siebie, że wykonujesz swoje zaplanowane działania i możesz przejść do kolejnego zadania z listy.

Czasami zdarza mi się w poniedziałki zajmować zadaniami pierdołowatymi (czyli takie, które nie wymagają ode mnie mega skupienia a wykonane być muszą, np. przelewy, przygotowanie dokumentów dla księgowej, złożenie zamówienia, odpisywanie na maile itp.), by mieć już wykonanych kilka zadań z listy tygodniowej. Nic mnie tak nie motywuje do dalszej pracy, jak kurcząca się lista zadań.

Co jeszcze może Ci pomóc?

  • karteczki Post-it/zakładki indeksujące – dodaj karteczkę Post-it lub zakładkę indeksującą jako przypominajkę o ważnym zadaniu – kolorowy wyróżnik pomoże ci skupić się i nie zapomnieć o tym, co ważne;
  • taśmy washi – jako oznaczenie np. wakacji lub dłuższych projektów;
  • naklejki tematyczne (lub odręczne rysunki) – pomocne dla wzrokowców – np. sztanga będzie przypominać o treningu na siłowni, koperta o ważnym mailu do wysłania, tort/prezent o urodzinach bliskiej ci osoby a symbol dolara o zapłaceniu rachunków;
  • kolory i kod kolorystyczny – jeśli używasz planera do celów prywatnych i zawodowych, możesz rozważyć wprowadzenie kolorów, dla rozróżnienia spraw prywatnych i zawodowych, pilnych i mniej pilnych. Jeśli wpiszesz wszystkie zadania jednym kolorem długopisu/pióra – to trudno będzie Ci wyłuskać te najważniejsze, a nie zawsze masz miejsce, by wypisać je jako zadania priorytetowe. Pamiętaj, że używanie osobnych kolorów zabiera też sporo czasu (zwłaszcza przy dużej ilości wprowadzonych kolorów) i może wymagać legendy – może zatem skupić się na użyciu tylko jednego dodatkowego koloru dla tych najważniejszych spraw, priorytetowych. Tutaj warto zdać się na zdrowy rozsadek, by nie przesadzić;
  • habit tracker/śledzik nawyków, czyli miejsce na rutynowe czynności – lubię, kiedy regularne czynności, które wykonuję codziennie (a które nie stały się lub nie muszą się stać moim nawykiem) mają swoje osobne miejsce np. w postaci dodatkowej tabelki, by nie zagracać dziennej listy TO DO – np. 15 minut na czytanie rozwojowej książki czy rozprawienie się z zaśmieconą skrzynką mailową – codziennie zajmuję się z 10 mailami.

Ustal swoją rutynę pracy z planerem – zarówno jego wypełniania, jak i zerkania do niego. Jeśli go wypełnisz, ale potem odłożysz do szuflady i nigdy do niego nie zaglądasz – nie poczujesz się zorganizowana. Trzymaj planer po ręką – w torbie, na biurku i korzystaj z niego regularnie!