Jak długa jest Twoja codzienna lista TO DO? Czy nie przypomina czasem nigdy nie kończącej się historii? Czy nie czujesz się tym przytłoczona? Jedna wielka, nigdy się nie kończąca lista zadań, które „musisz zrobić”. I które jednak, mimo Twoich chęci, nie zostają wykonane.

Czy tak musi być? Niekoniecznie. Może jednak lepsza jest taka lista, którą pod koniec dnia jednak masz całą oznaczoną jako wykonaną?

Też tak kiedyś miałam. Długa lista zadań, w której większość zadań nie została odhaczona, bo fizycznie skończył się już dzień. I choć czasami zdarza mi się jeszcze porywać się z motyką na słońce i tworzyć taką listę zadań, to jednak częściej jest ona zdecydowanie krótsza i wykonalna.

Co zrobiłam, by skrócić swoją listę TO DO

  • oddzieliłam codzienną listę zadań od głównej listy zadań
    Mam jedną wielką, niekończącą się listę w notesie, gdzie zapisuję wszystkie pomysły, czekające mnie zadania i tym podobne rzeczy. Jest już wstępnie podzielona tematycznie, np. sprawy domowe, osobiste, rodzinne, pomysły na produkty, artykuły czy rzeczy do zrobienia na stronie internetowej. Traktuję te zadania jako jedną wielką burzę mózgów. Nie zastanawiam się nad ich sensownością, kolejnością działania czy podziałem na mniejsze zadania – po prostu zapisuję, co mi wpadnie do głowy. Ale w związku z tym, że nie jest ona widoczna na co dzień (choć jest pod ręką, by od razu zapisać w niej pojawiające się pomysły i zadania) nie jestem przytłoczona tą niekończącą się listą.
  • 1x w tygodniu tworzę tygodniową listę zadań
    Najczęściej w niedzielę siadam do kalendarza i tworzę listę zadań do zrobienia w danym tygodniu. Jest to lista 15 zadań – po mniej więcej 3 na każdy roboczy dzień tygodnia. Skąd biorę te zadania? Najczęściej są to zadania z dużej listy głównej uzupełniane sprawami bieżącymi. Przeglądam te spisane wcześniej listy i wybieram z nich to, co chciałabym zrobić w kolejnym tygodniu.
  • ograniczyłam dzienną listę zadań
    Moja lista zadań na konkretny dzień zawiera maksymalnie 3-5 zadań. To pozwala mi skupić energię i uwagę na tym, co jest najważniejsze dla mnie. Moja doba ma tylko 24 godziny, a rozpisanie zadań na 30 godzin samej pracy, nie przedłuży jej w magiczny sposób.
    Nie dam rady zrobić wszystkiego. Musiałam się z tym pogodzić. I nauczyć się wybierać to, co jest dla mnie najważniejsze. Jest to trudne i cały czas się tego uczę, bo wymaga dokonywania niełatwych wyborów i ustawienia priorytetów oraz wykluczenia rzeczy, które mimo wszystko chciałoby się zrobić.
  • rozbijam niektóre zadania na mniejsze części
    Zadania które trafiają na tygodniową lub dzienną listę zadań nie są brane bezpośrednio z głównej listy TO DO. Czasami bowiem trafiają tam nie tylko pojedyncze zadania, a wręcz projekty, których realizacja może trwać kilka godzin, tygodni lub dni. Dlatego też przy tworzeniu listy zadań staram się oszacować, ile może trwać wykonanie danego zadania. Są takie, które trwają kilka minut, np. zrobienie przelewów, jak i takie, które spokojnie mogłabym robić i przez miesiąc, np. odświeżenie wyglądu strony.
    Takie długie zadania, by nie przytłaczały, staram się rozbijać na mniejsze części, które jestem w stanie zrobić w ciągu maksymalnie 30-60 minut. Przykładowo przygotowanie artykułu na blog to dla mnie wybranie tematu, wyszukanie materiałów, szkic postu, uzupełnienie szkicu o treść, dopracowanie treści, wybór zdjęcia lub zrobienie sesji (co daje jeszcze dodatkowe zadania w postaci przygotowania do sesji, wyboru ujęć, obróbki wybranych zdjęć), dodanie gotowych materiałów na stronę i publikację. Kilka godzin pracy, co najmniej 8 zadań.
  • postawiłam na realność wykonania
    Codzienna i tygodniowa lista zadań nie jest moją listą marzeń. Zawiera jedynie te zadania, które jestem w stanie faktycznie zrealizować w ciągu tygodnia czy dnia, a nie te, które mogłabym/chciałabym zrobić. Widzisz tę różnicę? Zawsze też mogę sobie przygotować rezerwową listę zadań. A nuż będę się nudzić po wykonaniu wszystkich zadań z listy 😉
  • odpuszczam
    Życie to nie bajka i czasami zdarzają się niespodziewane wydarzenia. Choroba moja, dziecka lub kogoś z rodziny, fala obezwładniających upałów, natłok zadań w pracy, niechcieć pospolity. Jeśli tylko coś nie musi być wykonane właśnie teraz – czeka spokojnie na realizację. Nie biczuję się i nie zmuszam do działania – odpuszczam – zrobię to wtedy, kiedy będę mogła. Za dzień, za tydzień lub za miesiąc.

A jak wygląda Twoja lista TO DO?