Przydatne narzędzia w organizacji pracy

Kiedy przygotowywałam notatki do tego artykułu uświadomiłam sobie, że jestem typem mocno analogowym, który raczej niechętnie korzysta z nowinek technologicznych. W sumie mogłabym korzystać jedynie z kartki papieru i długopisu 😉

 

Z jakich narzędzi korzystam w codziennej pracy:

kalendarz - planowanie

plan pracy/lista zadań

Jestem osobą lubiącą planować. Jest to dla mnie niezbędny element codziennej pracy. Nie lubię działać chaotycznie. Lubię wiedzieć, co mam robić, bo inaczej będę się obijać przez cały dzień. Tworzenie planów przychodzi mi bez najmniejszego problemu, czasami jest gorzej z ich realizacją, ale wiem, na co muszę zwracać szczególną uwagę – naładowanie planu dnia zbyt dużą ilością zadań – to nie ma prawa się udać. Staram się, by liczba zadań na dzień nie przekraczała 10, w tym najważniejsze 3 priorytety.

Podstawą moich planów dziennych są moje cele/zadania tygodniowe, wynikające z planów miesięcznych, które powstają na podstawie planów rocznych. Tak, by wszystko miało ręce i nogi i w efekcie mojej pracy został osiągnięty mój wymarzony cel.

cel roczny > cele miesięczne > cele tygodniowe > tygodniowa i dzienna lista zadań

 

kalendarz

Koniecznie papierowy, który otworzony leży na biurku. Notuję w nim listy zadań, spotkania, czy ważne dla mnie daty. Pozwala mi na uporządkowanie terminów, planowanie i ustalenie priorytetów.

Pamiętaj, ze to tylko narzędzie, które ma Ci pomóc zaplanować działanie, a nie cel sam w sobie. Ma ułatwić Ci życie, a nie dodatkowo je komplikować.

 

kartka papieru/notes/planner bloga

Swoje projekty blogowe rozpisuję ręcznie na papierze. W ubiegłym roku używałam zwykłego kołonotatnika, tak w tym roku wróciłam do pracy z plannerem bloga z kilkoma gotowymi rozwiązaniami takimi jak kalendarz publikacji, statystyki bloga, lista tematów blogowych, lista zadań do zrobienia na stronie itp.

 

telefon z timerem/czasomierzem

Ustawiam czas pracy na 15 lub 30 minut i biorę się do pracy. 15 minut jest dla zadań za które trudno mi się zabrać – mówię sobie wtedy, że to tylko 15 minut i jakoś idzie. Co 30 minut robię sobie krótką przerwę lub jeśli dobrze mi się pracuje, to ustawiam sobie kolejny 30-minutowy odcinek pracy. Co 1,5 godziny robię sobie dłuższa przerwę – 20-30 minut. Wyznaczanie takich krótkich odcinków pracy ma szczególne znaczenie, gdy zdarza Ci się „popłynąć” w poszukiwaniu czegoś w necie lub na Facebooku. Dźwięk timera otrzeźwia i pozwala wrócić do właściwej pracy.

 

Aplikacje/programy, z których korzystam:

 

Jak radzić sobie z rozpraszaczami

Przyzwyczajeni jesteśmy, by być ciągle dostępni, szybko odpowiadać na maile czy komunikaty. Nie wpływa to dobrze na efektywność pracy. Co zrobić, by jednak skupić się na pracy – wyciszyć wszelkie powiadomienia i telefon, pozamykać okna z pocztą czy Facebookiem. Jeśli jednak cały czas zaglądasz tam bez potrzeby, rozważ zainstalowanie aplikacji do blokowania stron, dzięki którym niepożądane witryny będą niedostępne w określonym czasie. Osobiście nie stosowałam żadnej aplikacji, ale słyszałam o Productivity Owl czy Stay Focused.

 

Praca zespołowa:

  • basecamp – chyba w tym momencie moje ulubione narzędzie (niestety płatne) pracy zespołowej. Można w nim tworzyć projekty, listy zadań, kalendarz itp. Lubię w nim to, że mam możliwość ustawienia przypominajek o poszczególnych zadaniach oraz że pod poszczególnymi zadaniami czy projektami można prowadzić rozmowę dotyczącą danego zagadnienia – nie miesza się wtedy kilku wątków naraz oraz nie ma potrzeby używania maili
  • slack – komunikator, dobry do szybkiej komunikacji między poszczególnymi osobami, ale zdarza się, że umykają wcześniej zapisane rzeczy

 

Praca w domu a prace domowe

Po ponad dwóch latach pracy z domu nie jest dla mnie problemem praca z domu, gdzie „woła” mnie pranie, brudna umywalka czy zapiaszczony przedpokój. W godzinach 8-15 pracuję i zajmuję się tylko pracą, a nie obowiązkami domowymi. Jeśli mam ochotę, to zdarza mi się w przerwach od pracy zrobić coś domowego – wstawić pranie, rozwiesić je czy wyjąć naczynia ze zmywarki. Zdaję sobie sprawę z tego, że jestem osobą mocno zdyscyplinowaną i jest mi łatwiej uniknąć tego typu pokus, ale trening czyni mistrza.

Jednocześnie wiedz, że nie jestem cyborgiem. Zdarzą mi się także gorsze dni, gdy nic nie idzie zgodnie z planem – wtedy odpuszczam – świat się nie zawali.

 

Zapisz

Zapisz

Zapisz