Porządek w dokumentach

Sprawne zarządzanie domowymi dokumentami jest niezwykle istotne. Co zrobić, by nie zapominać o terminowym regulowaniu rachunków, odnowieniu polisy ubezpieczeniowej czy końcu lokaty? Podaję dzisiaj kilka prostych rad, które możesz zastosować już dzisiaj, by w mieć porządek w dokumentach.

 

przechowywanie

Zainspiruj się i wybierz rozwiązanie, które podoba Ci się najbardziej i które najlepiej pasuje do Ciebie. System ten ma być prosty i niezawodny. Testuj – wypróbuj dane rozwiązanie przez minimum miesiąc i oceń, czy się sprawdziło, co było nie tak, a następnie popraw lub ulepsz.

Pamiętaj, że nie ma jedynego właściwego rozwiązania.

 

porządek

  • wyznacz miejsce, do którego codziennie będziesz odkładać napływające dokumenty. Miej pod ręką mały zszywacz, by od razu móc zszyć luźne kartki, które wyciągniesz z koperty.
  • każdego dnia, kiedy dostajesz pocztę, rachunki, pisma z banku, informacje ze szkoły lub przedszkola, ulotki i wszystko inne, powinnaś się nimi zająć. By te papiery nie generowały bałaganu w przyszłości, powinny trafić do jednej z 4 poniższych kategorii:
    • śmieci lub niszczarka – nie trzymaj niczego, czego nie potrzebujesz. Jeżeli coś jest śmieciem, to potraktuj to jak śmieć i nie trzymaj tego w domu dłużej niż to potrzebne,
    • delegowanie – jeżeli sprawa nie dotyczy Ciebie, deleguj ją na właściwą osobę,
    • sprawy ważne, ale nie wymagające natychmiastowej reakcji – odłóż dokument w wyznaczone miejsce, zajmiesz się nim później,
    • sprawy pilne i wymagające natychmiastowej reakcji – załatw od razu (jeśli potrzebujesz na realizację mniej niż 2 minuty) lub wpisz zadanie do kalendarza.
  • wyznacz sobie jeden w dzień tygodniu, w którym wygospodarujesz ok. 30 minut. Wtedy zajmiesz się dokumentami, które zebrałaś w ciągu tygodnia – opłać rachunki, dodaj wydarzenia do kalendarza, zarchiwizuj dokumenty, które powinny zostać zarchiwizowane, zniszcz to, co wymaga zniszczenia, dodaj zadania do listy TO DO ((np. kupić prezent na urodziny, na które zostało zaproszone Twoje dziecko itp.).
  • 1 raz w roku zrób przegląd zgromadzonych dokumentów, uporządkuj je i wyrzuć te już niepotrzebne.

 

pozbywanie się niepotrzebnych dokumentów

Jakie dokumenty i jak długo należy przechowywać w domowym „archiwum”?

Na zawsze:

  • świadectwa pracy,
  • umowy o pracę,
  • świadectwa ukończenia szkoły,
  • dyplomy ukończenia studiów,
  • akty urodzenia czy zawarcia małżeństwa (akty można otrzymać z urzędu ale wiąże się to z opłatą),
  • polisy na życie,

10 lat:

  • opłaty ZUS (jeśli ktoś prowadzi własną działalność),
  • umowy OC auta,
  • umowy pożyczki i dowody jej spłaty,

3 lata:

  • polisy mieszkaniowe,
  • opłaty za podatek od nieruchomości,
  • opłaty za czynsz,

2 lata:

  • rachunki za prąd, gaz i telefon – chociaż z reguły obecnie na następnym rachunku jest mowa o naszej zapłacie, ale dla naszego bezpieczeństwa lepiej je trzyma,

inne:

  • pokwitowania z bankomatu i karty płatniczej do czasu otrzymania miesięcznego wyciągu i sprawdzenia go,
  • paragony lub faktury za sprzęt – do czasu zakończenia gwarancji,
  • zeznania podatkowe trzymamy 6 lat, a czasami może to być nawet 11 (w przypadku rozliczania straty przez 5 lat). Np. jeśli mieliśmy stratę podatkową w roku 2005 i będziemy ją rozliczać w ciągu 5 lat w latach 2006-2010 to dokumenty musimy trzymać do końca roku 2016. Oczywiście dokumenty, które były brane przy wyliczaniu zeznania np. ulgi za internet trzymamy tyle ile zeznanie.

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

2017-06-04T09:10:34+00:0016 stycznia 2017|Kategorie: prowadzenie domu|Tagi: , , , |