Jak uporządkować skrzynkę mailową?

Jak wygląda Twoja skrzynka mailowa? Czy jesteś w stanie łatwo odnaleźć potrzebne Ci informacje? Czy raczej toniesz w niezliczonych mailach, z których większość tylko niepotrzebnie zaśmieca Twoją skrzynkę. Jeśli Twoim marzeniem jest inbox zero, czyli pusta skrzynka odbiorcza – czytaj dalej. Podaję dzisiaj kilka prostych kroków, dzięki którym uporządkujesz swoją pocztę.

Jak uporządkować skrzynkę mailową

Stwórz swój system archiwizacji. Może to być prosty system – np. kilka pojedynczych folderów, np. „archiwum”, „ważne”, „odpowiedz”. Może być też bardziej rozbudowany, jak mój, gdzie na przykład każdy z subskrybowanych przeze mnie newsletterów ma swój osobny folder (a w zasadzie podfolder z foldera głównego „newslettery”). Ważne jest, by było łatwo Ci odnaleźć poszukiwany mail.

Skrupulatnie przejrzyj wszystkie maile i zdecyduj, co z nimi zrobić – wrzucić do odpowiedniego folderu, odpowiedzieć lub usunąć. Rozłóż to na codzienne 15-20-minutowe sesje – może i zajmie Ci to o wiele więcej czasu, ale nie będziesz mieć dość po jednym dnu pracy. Zawsze tez łatwiej znaleźć w codziennym życiu15 minut niż kilka godzin na porządki.

Wypisz się z nieczytanych newsletterów. Ja robię to w ten sposób, że przeglądam poszczególne maile i jeśli w kilku mailach pod rząd od tego samego nadawcy okazywało się, że ich treść mnie nie ciekawi i nie przynosi mi żadnej korzyści – wypisuję się z danej subskrypcji Możesz to także zrobić szybciej – korzystając z aplikacji unroll.me

Wprowadź zasadę 2 minut. Jeśli zajęcie się danym mailem – wysłanie, przeczytanie lub odpowiedź – zajmie Ci mniej niż 2 minuty – zrób to od razu.

Systematycznie porządkuj swoją skrzynkę, tak by już nie dopuścić do jej zabałaganienia. Ustal, kiedy będziesz zajmować się swoją skrzynką mailową – raz w tygodniu czy codziennie przed końcem pracy? Możesz to połączyć z tworzeniem kopii zapasowej.

 

Jak możesz sobie jeszcze pomóc?

  • ustaw filtry, tak by wiadomości wpadały od razu do właściwych folderów
  • usuń powiadomienia z social mediów – czy informacja o każdym nowym poście jest rzeczywiście konieczna?

 

PS. Mam też szybką metodę na inbox zero – tworzysz folder np. „zarchiwizowane maile” i przerzucasz tam całą zawartość skrzynki odbiorczej 😉